Dans le cas où vous faites déja un suivi numérique de votre Institution, MENVO® Skoulvi, dans le seul souci de vous alléger la fastidieuse tâche d'une nouvelle saisie, vous offre cet outil dynamique d'importation. Vous aurez seulement à apprêter vos données au format Excel.

Dans cette section, les points suivants sont abordés :

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1. Origine des données (fichier unique ou fichiers multiples)
2. Format du(des) fichiers's) Excel
3. Comment créer à vide le(les) fichiers's) de données ?
4. Localisation automatique des données ?
5. Finalisation avant importation
6. Correction d'erreurs éventuelles
7. Importation proprement dite

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1. Origine des données (fichier unique ou fichiers multiples)
   Les données à importer proviennent d'Excel. Elles peuvent provenir :
   
   
   • d'un fichier unique : chaque catégorie de données se situe dans une feuille distincte portant son nom.
     
   • de fichiers multiples : chaque catégorie de données se situe dans un fichier distinct portant son nom.



Sélecteur de l'origine des données à importer


2. Format du(des) fichiers's) Excel
   Le format sélectionné ("xls" pour 1997 - 2003 ou "xlsx" pour 2007 ou supérieur) est celui utilisé pour toutes les opérations futures : création à vide, localisation, etc.
   
   
   

   Choix du format du classeur
   
   Vous pouvez changer le format souhaité ultérieurement dans le sélecteur de fichiers à la phase de finalisation.



3. Comment créer à vide le(les) fichiers's) de données ?
   La création à vide vous permet de ne pas le faire pas à pas ou manuellement. En sélectionnant l'origine et le format des données, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Créer" .
   
   
   

   Création à vide du(des) fichier(s) de données
   
   Le fichier unique ou les différents fichiers sont automatiquement crés dans le répertoire sélectionné conformément aux règles de nomenclature prédéfinies.



4. Localisation automatique des données ?
   Elle permet d'identifier systématiquement dans la mesure du possible :
   
   
   • dans le cas de fichier unique, chacune des feuilles associées aux catégories de données correspondantes et leurs en-têtes. La sélection se fait donc dans un fichier.
   • dans le cas de fichiers multiples, chacun des fichiers associés aux catégories de données correspondantes et leurs en-têtes. la sélection se fait donc dans un répertoire.
   
   
   

   Choix de localisation automatique ou non (cas de fichier unique)
   

   Choix de localisation automatique ou non (cas de fichiers multiples)
   
   Le(s) fichier(s) non-conforme(s) pour une localisation automatique est(sont) affiché(s) dans un tableau pour vous permettre de les rectifier.
   
   
   

   Affichage des anomalies trouvées en cas de localisation automatique
   
   Vous pouvez également choisir de localiser manuellement vos données via la deuxième option du sélecteur.
   


5. Finalisation avant importation
   Elle vous permet d'ajuster de façon ultime vos paramètres notamment :
   
   
   • Dans le tableau des données à importer :
     • le classeur associé à chaque catégorie de données,
     • la feuille du classeur où se trouvent les données.
   
   
   • Dans le tableau des détails des données à importer :
     • la colonnne associée au champ des données
   
   
   

   Finalisation des données à importer
   
   Note : Le bouton "Supprimer" vous permet de supprimer :
   • le classeur Excel associé aux données dans le tableau des données à importer,
   • la colonne de la feuille du classeur Excel associé aux données dans le tableau des détails des données à importer.
   
   L'option "Première ligne en-tête" permet de savoir si la première ligne de la feuille du classeur contient des données ou est utilisée comme en-tête.
   
   Le bouton "Identification automatique des colonnes" vous permet de localiser dans chaque classeur, suivant celui précisé, la colonne associée au champ de données. L'identification, pour se faire correctement, a besoin que la nomenclature des en-têtes de la feuille du classeur soit correcte.



6. Correction d'erreurs éventuelles
   Si des problèmes pouvant empêcher l'importation ou entraîner l'incohérence des données sont détectés, ils sont automatiquement signalés à l'utilisateur, quitte à lui de prendre les décisions qui s'imposent.
   
   
   

   Détection d'erreurs dans les données
   
   Il est important de savoir que :
   
   
   • les erreurs bloquantes (en rouge) doivent forcément être corrigées avant la poursuite de l'importation,
   • les erreurs corrigibles (en vert) sont automatiquement gérées par le moteur d'importation. L'utilisateur peut néanmoins les rectifier s'il le désire.


7. Importation proprement dite
   Elle consiste en l'intégration des données formatées ayant réussi le test de passage de tous les niveaux précédents.
   
   
   

   Phase d'importation
   
   Toutes les catégories de données à importer effectivement sont listées dans le tableau affiché avant le début de cette phase ultime

Note :Veuillez consulter le fichier Importation.html pour plus d'informations sur la nomenclature des classeurs, des feuilles et des en-têtes.

En outre, vous n'avez pas besoin d'installer Excel sur votre poste avant de procéder à l'importation : la seule présence du fichier Excel contenant vos données suffit.