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Progiciel de gestion scolaire : monitoring des
Structures & Institutions de formation et suivi évolutif (Ecoles,
Ateliers, Centres de formation, etc)
V - B -
Les conventions d'utilisation de MENVO® Skoulvi
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Le progiciel
> Les conventions d'utilisation de MENVO® Skoulvi
Qu'est-ce que c'est ?
Voici les différentes conventions utilisées dans tout le logiciel.
- L'aide contextuelle
- Le synthétiseur vocal
- La date et l'heure
- Les terminologies
- Les champs obligatoires
- Les signaux visuels de mise à jour
- Les champs en lecture seule
- Les sélecteurs de personnes (étudiants/professeurs)
- Les sélecteurs de dates
- Les sélecteurs de fichiers et de répertoires
- Les sélecteurs d'images (logo, photo et signature)
Cas particulier d'acquisition d'image
- Quand est-ce que la fenêtre en cours est redimensionnable ?
- La modification des données
- Ajout / Suppression de valeurs intermédiaires
- L'aide contextuelle
Elle donne des informations détaillées et succintes sur comment s'y prendre avec les actions que l'on est entrain de faire. Elle est toujours accessible et signalée par la présence d'une icone dans le coin supérieur droit de la fenêtre.
Icone d'aide contextuelle
Afin de rendre visible l'aide contextuelle, une image-bulle clignotante est automatiquement affichée sur la fenêtre à côté de l'icone d'aide.
Bulle clignotante d'aide contextuelle
Cette bulle peut être activée ou désactivée :
- soit sur la fenêtre d'aide même grâce à la case à cocher "Activer l'affichage de la bulle clignotante de l'aide contextuelle"
- soit en cliquant sur la bulle et ensuite grâce à la case à cocher "Désactiver l'affichage de la bulle clignotante de l'aide contextuelle" de la fenêtre d'option qui s'ouvre.
Fenêtre d'activation / désactivation de la bulle clignotante d'aide contextuelle
- Le synthétiseur vocal
Elle permet la lecture directe à l'écran de tout objet de MENVO® Skoulvi ou même de tout autre texte qui lui est externe. A l'exception de la fenêtre du synthétiseur même, elle est toujours accessible et signalée par la présence d'une icone dans le coin inférieur gauche de la fenêtre.
Icone du synthétiseur vocal
Veuillez consulter la section Le synthétiseur vocal - Lecteur automatique pour plus d'informations.
- La date et l'heure
L'utilisation de MENVO® Skoulvi requiert que la date et l'heure de votre système soit constamment à jour. Vos données sont analysées et gérées dans le temps à tout moment. Vous devez donc procéder à cette vérification chaque fois avant de lancer MENVO® Skoulvi. Une date et une heure incorrecte de votre système résultera en des incohérences graves au niveau de vos données notamment le rapport sur les actions menées par les utilisateurs. Si horloge système se dérègle de façon persistente, il s'agit probablement d'une déficience matérielle. Dans ce cas, veuillez changer la pile de votre ordinateur ou demandez de l'aide à votre admnistrateur système pour résoudre ce problème.
- Les terminologies
- Etudiant
Le terme "étudiant" désigne à la fois "élève", "apprenant" ou toute personne prenant par au processus de formation. Ces différentes appelations sont équivalentes et interchangeables.
- Professeur
Le terme "professeur" désigne aussi "enseignant". C'est la personne dispensant la formation dans une matière ou une classe donnée. Ces deux appelations sont équivalentes et interchangeables.
- Classe
Le terme "classe" désigne aussi "faculté". C'est le niveau de la formation. Ces deux appelations sont équivalentes et interchangeables.
Le terme "classe" peut suivant la nuance du traitement en cours désignant à la fois la classe et le groupe, c'est-à-dire l'unité d'enseignement regroupant des étudiants qui suivent une même formation pendant un même temps donné.
- Rapport
Le terme "rapport" désigne aussi "état". C'est le résultat contextuel imprimable sur papier regroupant toutes les informations correspondant à vos critères de données sélectionnées. Ces deux appelations sont équivalentes et interchangeables.
- Relevé de notes
Le terme "relevé de notes" désigne aussi "bulletin de notes". C'est le rapport global de toutes les évaluations et des données directes liées à l'étudiant. Il sanctionne la fin de la formation ou fait en fait l'état des lieux à mi-parcours (Les relevés sont définis par termes). Ces deux appelations sont équivalentes et interchangeables.
- Les champs obligatoires
Ce sont des champs dont l'absence de données entraîne un bloquage lors de la validation de la fenêtre. Ils se caractérisent par un contour rouge vif :
exemple_champ_obligatoire
Champ de saisie obligatoire (Nom d'étudiant lors de l'inscription d'un nouvel étudiant)
A contrario, tous les autres champs dont la présence de données n'est pas obligatoire n'ont pas de contour rouge vif :
exemple_champ_non_obligatoire
Champ de saisie non-obligatoire (E-mail de l'Institution)
La présence de champ(s) obligatoire(s) est signalée sur toutes les fenêtres par l'information suivante dans la partie inférieure gauche de la fenêtre :
champ_obligatoire
Présence de champ(s) obligatoire(s) sur une fenêtre
- Les signaux visuels de mise à jour
Ce sont des indicateurs visuels de changement (sous forme de couleur) de la valeur d'un ou de plusieurs champs. Ils sont nécessaires sur certaines fenêtres dans le soucis de rendre l'interface de MENVO® Skoulvi plus intuitive.
La présence de champ(s) modifié(s) est signalée, au besoin, sur certaines fenêtres par l'information suivante dans la partie inférieure gauche de la fenêtre :
modifie
Exemple de signal visuel de mise à jour sur une fenêtre pour les champs dont les valeurs sont modifiés
Dans le cas où la fenêtre comporte à la fois des signaux visuels de mise à jour et un(des) champ(s) obligatoire(s), leurs présences sont sont toutes marquées dans la partie inférieure gauche de la fenêtre.
modifie_champ_obligatoire
Exemple de signal visuel de mise à jour et de présence de champ(s) obligatoire(s) sur une fenêtre
- Les champs en lecture seule
Ce sont des champs renseignés automatiquement n'ayant besoin d'aucune saisie. Ils se caractérisent par un fond gris.
Exemple de deux (2) champs date en lecture - Durée de l'année académique 2008-2009 pour l'enregistrement d'un évènement
- Les sélecteurs de personnes (étudiants/professeurs)
Ils sont accessibles via les boutons ("Sélecteur de personne")  si vous ne voulez pas sélectionner directement la personne dans la liste déroulante.
> Pourquoi le sélecteur de personne :
Il s'avère très pratique en cas de personnes portant les mêmes noms et prénoms. Il vous permet en outre de sélectionner la personne connaissant son numéro matricule.
Sélecteur de personnes (étudiants/professeurs)
Vous pouvez afficher ou non les photos et modifier leurs tailles par défaut grâce à l'option Affichage des photos lors de la sélection par pop-up des personnes des paramètres généraux de MENVO® Skoulvi.
- Les sélecteurs de dates
Ce sont des boutons d'entrée de date optionnelle ("Sélecteur de date")  si vous ne voulez pas saisir directement au clavier la date.
> Pour entrer une date par le sélecteur de date :
- Cliquez sur le bouton "Sélecteur de date" approprié.
- Sélectionner la date de votre choix dans le calendrier qui s'ouvre.
Calendrier de MENVO® Skoulvi - format développé standard
La date sélectionnée apparaît automatiquement dans le champ date associé.
Outre, vous pouvez masquer les suggestions de dates en cliquant sur le bouton "Enrouler"  . Le calendrier s'enroule et s'affiche dans son format réduit.
Calendrier de MENVO® Skoulvi - format réduit
Vous pouvez également afficher de nouveau les suggestions de dates en cliquant sur le bouton "Dérouler"  . Le calendrier se déroule et s'affiche dans son format développé standard.
- Les sélecteurs de fichiers et de répertoires
Ce sont les sélecteurs conventionnels de Windows.
Sélecteur de fichiers de Windows (sélection du package d'installation de MENVO® Skoulvi)
Sélecteur de répertoires de Windows (sélection du répertoire d'installation de MENVO® Skoulvi)
Ils sont accessibles via les boutons "Sélecteur de fichier ou de répertoire"  .
> Pour sélectionner un fichier ou un répertoire :
- Cliquez sur le bouton "Sélecteur de fichier" ou "Sélecteur de répertoire" approprié.
- Sélectionner le fichier ou le répertoire de votre choix.
Le fichier ou le répertoire sélectionné apparaît automatiquement dans le champ fichier ou répertoire associé.
- Les sélecteurs d'images (logo, photo et signature)
Ce sont les sélecteurs conventionnels de Windows.
Sélecteur d'images de Windows (sélection du logo à afficher sur les relevés de notes)
Ils sont accessibles via les boutons "Sélecteur d'image"  ou  .
> Pour sélectionner une image :
- Cliquez sur le bouton "Sélecteur d'image" ou approprié.
- Sélectionner l'image de votre choix.
Le fichier ou le répertoire sélectionné apparaît automatiquement dans le champ image associé.
Cas particulier d'acquisition d'image
Dans le cas où votre image se trouve sur un appareil photo ou une caméra numérique, un webcam, un scanner, etc, ou que vous voulez directement le récupérer après sa prise, veuillez utiliser l'Assistant Acquisition d'images de MENVO® Skoulvi
- Quand est-ce que la fenêtre en cours est redimensionnable ?
Vous pouvez facilement la reconnaître grâce à deux (2) indicateurs :
- Soit le bouton de redimmensionnement est actif :
- Soit la poignée de redimensionnement est existante :
Par voie de conséquence, la fenêtre n'est pas redimensionnable dans les deux cas suivants :
- Soit le bouton de redimensionnement est grisé :
ou il est inexistant :
- Soit la poignée de redimensionnement est inexistante :
- La modification des données
C'est le processus par lequel une information existante est mise à jour. Il se fait par le bouton "Modifier"  situé directement à droite du champ à modifier en cas de modification unitaire ou dans la partie inférieure droite de la fenêtre en cas de modification de toutes les données.
> Pour modifier une donnée :
- Cliquez directement sur le bouton "Modifier" associé (modification unitaire) ou sélectionner la ligne correspondante à l'information à modifier dans le tableau en bas de la fenêtre s'il y a un tableau et cliquez sur le bouton "Modifier" (modification de toutes les données). Le mode modification est toujours marquée sir l'étiquette en haut du bouton.
Etiquette indiquant le mode actuel de modification
Dans le cas contraire, vous êtes en mode ajout.
Etiquette indiquant le mode actuel d'ajout
- Sélectionner la nouvelle donnée qui va remplacer l'ancienne - celle en cours de modification - (modification unitaire) ou procéder aux modifications que vous voulez effectuer (modification de toutes les données).
- Valider la boite de dialogue (modification unitaire) ou cliquez sur le bouton "OK"  (modification de toutes les données).
La donnée modifiée est automatiquement mise à jour. Elle est toujours accessible et vous pouvez la vérifier :
- soit directement dans le champ associé.
- soit dans le tableau en bas de la fenêtre s'il y a un tableau.
- soit en l'imprimant directement par le bouton "Imprimer"  s'il y en a un.
- soit en l'imprimant via l'édition de l'état approprié. Veuillez consulter la section Les rapports pour plus d'informations.
- Ajout / Suppression de valeurs intermédiaires
Au besoin, sur certaines fenêtres :
- Le bouton "+" permet d'ajouter une valeur.
- Le bouton "-"
 permet de supprimer ou de retirer une valeur ajoutée.
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